Es cuando es necesario llevar los libros de contabilidad de manera electrónica, esto engloba registros contables y documentos pertinentes. Lo que hace que cambie el modo de preparación, la forma de envío y la forma de supervisión de parte de las autoridades que le compete la tarea.
El método de contabilidad electrónica no solo se ha implementado en la empresa con el fin de automatizar los sistemas contables de las mismas, sino que también, en países como México se ha vuelto una obligación tributaria para los causantes.
La administración electrónica de la contabilidad
Cuando nos referimos a la contabilidad electrónica debemos diferenciarla del término de envío de contabilidad electrónica. La primera se refiere a cuando la empresa mantiene sus libros contables de forma digital y los mantiene en sus instalaciones o en servidores propios de la empresa.
Por otra parte, la definición de envío de contabilidad electrónica se define como la obligación de ceder la información contable de la empresa a través de canales oficiales y en formatos específicos los cuales son determinados por el Servicio de Administración Tributaria del país (SAT).
Poniendo como ejemplo a México, los contribuyentes están en el deber de enviar toda su información contable de forma mensual a través de la página web oficial de la autoridad fiscal de ese país. El formato establecido por la mencionada autoridad que debe ser llenado por los contribuyentes contiene:
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La balanza de comprobación.
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El catálogo de cuentas y su código agrupador.
El código agrupador tiene la función de que las informaciones remitidas a las autoridades competentes puedan interpretarse de manera adecuada.
El país que tenemos como ejemplo es México, donde la autoridad encargada de realizar la recaudación de la información y de las obligaciones fiscales digitalizó y puso en línea el sistema. A través de ese sistema los contribuyentes deben enviar mensualmente la información contable, además pueden realizar muchos trámites como la emisión de comprobantes fiscales de forma digital.
¿Por qué es importante la contabilidad electrónica?
Hoy en día la tecnología llena todos los sectores empresariales, esto incluye el sector financiero de la misma. Al implementar un sistema de contabilidad electrónico en una empresa se automatiza el proceso, además es impráctico guardar tantos libros en papel como se hacía anteriormente por el espacio que estos ocupan, también hay que destacar que al momento de buscar una información puntual es más fácil hacerlo desde un sistema digital automático.
Volviendo al ejemplo de México, las empresas deben presentar la información sobre su contabilidad de forma electrónica de manera obligatoria, mediante el envío de un archivo comprimido a través del Buzón tributario. Lo que hace “obligatorio” llevar la contabilidad de la empresa de forma digital para facilitar el envío de esta información.
La información que debe ser transmitida al Servicio de Administración Tributaria (SAT) debe ser:
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Registros de contabilidad electrónica
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Declaración aduanera
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Declaración de impuestos
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Facturación electrónica
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Requerimientos electrónicos
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Historial de auditorias
Las partes relacionadas en los procesos
